Apps de apoyo para la organización de eventos

Apps de apoyo para la organización de eventos

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades. Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento son desarrollo del presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos o catering, la coordinación logística integral, entre otros.

Pero el día de hoy nuestro objetivo es mostrarte que conforme el tiempo va avanzando las herramientas para realizar un mejor servicio a nuestros clientes van revolucionando el mundo de la organización de eventos.

WordPress
Evidentemente tienes que crear una landing page donde podrás exponer los ponentes y contenidos de tu evento. Una web que te ayude a exponer tu evento. Pero que también te sea el soporte dónde recibir las solicitudes, preguntas, los sistemas de venta  y reserva de tu evento. Un lugar dónde visibilizar tus productos y servicios a la vez que das visibilidad a los los patrocinadores y colaboradores, y personas que conforman tu evento.

Google Calendar
Google Calendar es una aplicación estupenda para planificar y verificar todas las etapas y fases de tu evento. Te permite crear y ver de varias formas tu calendario: por mes, semana o día. Con esta aplicación, disponible en IOS y para Android. Puedes crear y recordar tareas y eventos. Te busca días disponibles de tu agenda, si tienes que añadir reuniones o tareas y se puede sincronizar con fechas de tu agenda de móvil.

Eventbrite
Se ha convertido en una plataforma esencial para la creación, gestión, reserva y ventas de entradas de eventos. Es gratuita y de fácil gestión y acceso, tanto para la creación de eventos gratuitos como para la gestión de eventos de pago y reserva de entradas, en cuyo caso cobra una pequeña comisión. Te informa en todo momento del número de entradas vendidas y del aforo disponible. Te permite personalizar mensajes, diseñar las entradas y generar códigos QR para el acceso y registro.

Trello
Si tu evento depende de la coordinación del trabajo de varias personas, es la aplicación que necesitas. Es ideal para crear y organizar tareas de equipos de trabajo y tareas colaborativas. Tiene un sistema de asignación de tareas a diferentes personas del equipo a la que puedes asignar fechas de caducidad y recordatorios vía email. Te permite ver a ti y a todo el equipo el progreso de cada una de las tareas.

Storify
Puede ser un gran aliado una vez terminado tu evento. Es una potente herramienta de recopilación de contenidos a través de un hashtag o una palabra clave. Puedes recuperar y reunir en un solo documento, los tweets, imágenes, fotografías, vídeos, gifs, enlaces, etc. Desde Facebook, Twitter, Instagram, Youtube, Flickr y desde el propio Google.
Puedes dar a tu recopilación el orden que quieras y dividirlo por secciones agregando títulos y subtítulos. La presentación de tu resumen-recopilación se presenta a manera de magazine en redes sociales. Un formato ideal para difundir.

Que tu evento salga como lo planeaste y deja de preocuparte por cosas al momento, dedícate a encontrar una buena organizadora de eventos y a tener bien definido que tipo de evento es el que quieres realizar.

Apps apoyo organizacion con Chorcha Entertainment

En Chorcha producimos eventos desde hace más de 20 años. Por eso sabemos que apps apoyo organizacion no se resuelve solo con buen equipo. También hace falta logística, montaje anticipado y alguien que responda en sitio cuando algo cambia.

Nuestro equipo técnico es propio. Es decir, el audio, la iluminación, las pantallas y el mobiliario salen de la misma casa. Así hay un solo responsable y menos puntos de falla. Además, la cotización es cerrada desde el inicio.

Si quieres profundizar, revisa nuestro servicio de eventos empresariales. También puedes ver el portafolio de eventos producidos o consultar qué es Secretaría de Economía para entender el detalle técnico.

Cómo trabajamos

Primero escuchamos el objetivo del evento. Luego revisamos la sede. Después entregamos una propuesta cerrada en menos de 24 horas hábiles. Finalmente montamos con anticipación y probamos todo antes de que llegue el primer invitado.

Cotiza tu evento

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